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Con l’entrata in vigore del D.lgs. 24/2023, avvenuta nel marzo 2023, anche in Italia è stata data attuazione alla Direttiva Europea n 1937/2019 (c.d. “direttiva Whistleblowing”) dal 17 dicembre 2023. Direttiva e decreto di recepimento rafforzano le tutele dei lavoratori (chiamati appunto “Whistleblower”) che segnalano ai soggetti incaricati o all’azienda stessa, illeciti o attività fraudolente commessi all’interno della struttura di appartenenza.
Nella sostanza, il Decreto impone alle imprese del settore privato con almeno 50 dipendeti o collaboratori (o che operano in settori specifici) l’obbligo di istituire procedure per gestire le segnalazioni, tramite l’attivazione di un canale di comunicazione interno efficace che ne consenta la gestione tempestiva ed efficiente.
Uno dei canali, forse il più immediato, è l'utilizzo di una piattaforma online che permetta le segnalazioni e ne garantisca l'anonimato.
Una azienda nostra cliente da molti anni ci ha incaricati di individuare il sistema di segnalazione online più adatto e di implementarne una istanza per loro.
Abbiamo svolto una indagine di mercato su cosa è disponibile e abbiamo fatto una valutazione ex-ante se fosse più conveniente appoggiarci ad un sistema esistente oppure svilupparne uno da zero.
Abbiamo scelto di utilizzare una pattaforna opensource che con alcuni interventi e personalizzazioni si adattava bene alle esigenze della committenza.
Una volta selezionata la piattaforma web abbiamo predisposto un server virtuale dove installare l'istanza dedicata al nostro cliente, valutando le prestazioni richieste, le ipotesi di utilizzo e il costo complessivo.
Successivamente è cominciata la fase di personalizzazione, non tanto dal punto di vista grafico, quanto per lo sviluppo di un questionario che rispondesse puntualmente alle richieste dell'ufficio legale del committente, quindi con tipologie di domande e risposte esattamente definite e con una struttura di domande la cui visibillità dipende da risposte precedenti.
La personalizzazione ha riguardato anche le parti di gestione e amministrazione della piattaforma.
Al termine della personalizzazione, della fase di testing e del controllo da parte del cliente che tutto sia a posto, abbiamo rilasciato la piattaforma di whistleblowing, raggiungibile da un URL specifico, collegato al sito web istituzionale.
Quando viene inserita una segnalazione, che è in forma completamente anonima (la piattaforma non utilizza nemmeno i cookie), un addetto riceve una notifica per vedere la segnalazione e, eventualmente, inserire un commento, che potrà essere letto dal segnalante.
Abbiamo fornito anche la formazione all'uso e alla personalizzazione essenziale della piattaforma, in modo che il cliente possa gestire in autonomia le procedure di segnalazione.
